Deschiderea unei afaceri este un proces complex care necesită o planificare atentă și cunoștințe variate.

În această secțiune, vom discuta despre pașii esențiali în găsirea unei idei de afaceri și înregistrarea acesteia.

2.1.1. Identificarea ideii de afaceri

Motivația intrării în afaceri Primul pas în identificarea unei idei de afaceri este să ne gândim la motivațiile personale. De ce dorim să devenim antreprenori? Este important să avem o viziune clară, care poate fi generată de dorința de independență financiară, pasiunea pentru un anumit domeniu sau dorința de a aduce o schimbare pozitivă în comunitate. Aceste motivații vor influența nu doar ideea de afacere, ci și abordările adoptate pe parcursul dezvoltării acesteia.

Analiza riscurilor și beneficiilor După stabilirea motivelor, urmează analiza atentă a riscurilor și beneficiilor asociate cu ideea de afacere. Aceasta implică evaluarea pieței, a concurenței și a tendințelor economice. Trebuie să ne întrebăm: Este piața suficient de mare pentru a susține afacerea? Care sunt riscurile financiare și cum putem să le gestionăm? O analiză SWOT (puncte tari, puncte slabe, oportunități, amenințări) poate fi extrem de utilă în acest context.

Analiza resurselor, forței de muncă, Know-how-ului Este crucial să evaluăm resursele disponibile, inclusiv capitalul financiar, forța de muncă calificată și know-how-ul necesar pentru operarea eficientă a afacerii. Dacă nu avem experiență într-un anumit domeniu, ar trebui să căutăm parteneri sau consultanți care pot aduce expertiză. De asemenea, este important să ne gândim la infrastructura necesară (birouri, echipamente, tehnologie etc.) și cum le putem obține.

Rețeaua socială a antreprenorului Rețeaua socială joacă un rol fundamental în succesul unei afaceri. Antreprenorii trebuie să fie capabili să își construiască relații cu alți profesioniști din domeniu, potențiali clienți și furnizori. Participarea la evenimente de networking, conferințe sau seminarii poate facilita construirea acestor conexiuni. O rețea solidă poate aduce nu doar clienți, ci și mentori care pot oferi sfaturi valoroase.

2.1.2. Înregistrarea și autorizarea afacerii

Pregătirea dosarului de înregistrare și autorizare

Odată ce am definit ideea de afacere, următorul pas este pregătirea dosarului necesar pentru înregistrare și autorizare, și acum este esențial să alegeți forma juridică potrivită.

Alegerea formei de funcționare comercială

Această decizie va influența modul în care veți desfășura activitatea, responsabilitățile pe care le veți avea, impozitarea și capacitatea de a atrage investiții. În continuare, vă prezentăm avantajele și dezavantajele celor mai comune forme de înregistrare comercială în România:

1. PFA (Persoană Fizică Autorizată);
2. SRL (Societate cu Răspundere Limitată);
3. SA (Societate pe Acțiuni);
4. Întreprindere Individuală (II);
5. Întreprindere familială (IF);
6. Organizatie cooperatista de credit;
7. Societate cooperativa de gradul I si gradul II;
8. Cooperativa agricola de gradul I, gradul II si gradul III.

1. PFA (Persoană Fizică Autorizată)

• Avantaje:
  • Simplitate administrativă: PFA-ul este relativ ușor de înființat și administrat, cu mai puține cerințe birocratice în comparație cu alte forme de organizare.
  • Costuri reduse: Costurile de înființare și de funcționare sunt mai mici decât în cazul unui SRL sau SA. Contabilitatea poate fi gestionată în regim de contabilitate simplificată.
  • Flexibilitate fiscală: Impozitarea veniturilor se face pe baza normei de venit sau în regim real, în funcție de opțiunea antreprenorului și de specificul activității.
  • Acces rapid la profit: Veniturile obținute pot fi retrase imediat, fără necesitatea plății de dividende.
• Dezavantaje:
  • Răspundere nelimitată: Antreprenorul răspunde cu întregul său patrimoniu personal pentru obligațiile fiscale și datoriile PFA-ului, ceea ce poate reprezenta un risc major.
  • Limitări legate de angajați: Un PFA poate angaja un număr limitat de persoane, ceea ce poate restricționa creșterea afacerii.
  • Contribuții sociale: Contribuțiile sociale se aplică integral veniturilor nete realizate, ceea ce poate crește sarcina fiscală în cazul unor venituri mari.

2. Întreprindere Individuală (II)

• Avantaje:
  • Flexibilitate: La fel ca PFA-ul, Întreprinderea Individuală beneficiază de o structură simplificată și de costuri reduse.
  • Control complet: Antreprenorul deține controlul total asupra afacerii și are posibilitatea de a-și desfășura activitatea în multiple domenii.
  • Posibilitatea de angajare: Spre deosebire de PFA, o Întreprindere Individuală poate angaja un număr mai mare de salariați, fără limitări stricte.
• Dezavantaje:
  • Răspundere nelimitată: Antreprenorul răspunde cu întregul său patrimoniu pentru datoriile afacerii, ceea ce implică un risc similar cu cel al PFA-ului.
  • Contribuții sociale: Contribuțiile sociale se aplică pe venitul net, ceea ce poate afecta profitabilitatea în cazul veniturilor ridicate.
  • Limitări în atragerea de investiții: Întreprinderea Individuală nu poate atrage investitori prin emiterea de acțiuni sau părți sociale, ceea ce limitează accesul la capital extern.

3. SRL (Societate cu Răspundere Limitată)

• Avantaje:
  • Răspundere limitată: Asociații răspund doar în limita capitalului social subscris, ceea ce protejează bunurile personale în cazul unor datorii ale firmei.
  • Acces la diverse surse de finanțare: SRL-ul poate atrage investiții prin emiterea de părți sociale și poate accesa mai ușor credite și alte forme de finanțare.
  • Flexibilitate în organizare: SRL-ul permite mai multe opțiuni de structurare a afacerii și poate avea un număr nelimitat de angajați.
  • Impozitare:
    • Prag venituri – echivalentul în lei a 250 000 € în 2025. Începând cu 1 ianuarie 2026, plafonul va scădea la 100 000 €.
    • Eliminarea condiției privind max. 20% venituri din consultanță vs. venit total, începând cu 1 ianuarie 2025 

    • Cote de impozitare: 1% pentru firme cu venituri de până la 60 000 €, 3% dacă depășesc 60 000 €, sau desfășoară activități în IT, HORECA, medical, juridic etc.

    • Dacă se depășește plafonul de venituri sau firmele nu mai au cel puțin un angajat, se trece la impozit pe profit de 16% din trimestrul curent.
• Dezavantaje:
  • Proceduri birocratice: Înființarea și administrarea unui SRL implică mai multe formalități legale și birocratice, inclusiv necesitatea ținerii unei contabilități duble.
  • Dividende: Retragerea profitului implică cota de impozit de 10% până în decembrie 2025, apoi 16% începând cu 2026.
  • Capital minim: Este necesar un capital social minim la înființare (ex. 200 lei sau mai mult pe dividende în funție de prevederile Codul Fiscal de la un anumit moment), dar suma nu este una mare comparativ cu SA.

√ Tabel comparativ intre o microîntreprindere si un SRL

💡Începe cu un S.R.L. de tip microîntreprindere!

4. SA (Societate pe Acțiuni)

• Avantaje:
  • Răspundere limitată: Similar cu SRL-ul, acționarii răspund doar în limita aportului lor la capitalul social.
  • Acces la piața de capital: O SA poate emite acțiuni și obligațiuni, permițând atragerea de capital prin listarea la bursă și atragerea de investitori.
  • Structură organizatorică avansată: SA-ul are o structură organizatorică clar definită (adunare generală a acționarilor, consiliu de administrație etc.), ceea ce poate aduce o gestionare mai eficientă a afacerii.
  • Credibilitate crescută: O SA este percepută de obicei ca o formă de organizare mai stabilă și mai serioasă, ceea ce poate facilita colaborările cu parteneri mari și obținerea de finanțări.
• Dezavantaje:
  • Capital social minim ridicat: SA-ul necesită un capital social minim semnificativ (echivalentul a 90.000 de lei), ceea ce poate fi o barieră pentru antreprenorii la început de drum.
  • Costuri și proceduri complexe: Înființarea și administrarea unei SA implică costuri și proceduri birocratice mai complexe, inclusiv cerințe de raportare și audit financiar obligatoriu.
  • Impozitarea dividendelor: Similar cu SRL-ul, profitul distribuit sub formă de dividende este impozitat suplimentar.

Verificarea disponibilității denumirii viitoarei societăți

Este esențial să verificăm disponibilitatea denumirii dorite a firmei și să ne asigurăm că respectăm toate reglementările legale. Putem alege ca idee 3 denumiri potențiale de societate si cu ajutorul unui funcționar ONRC sau prin intermediul portalului săa verificăm care din aceste denumiri este disponibilă în ordinea preferinței noastre.

Alegerea obiectului de activitate al societății

În pasul următor trebuie să decidem care sunt activitățile pe care le vom desfășura în cadrul noii societăți comerciale și să le încadrăm în clasificarea activităţilor din economia naţională (CAEN). Detalii găsiți pe site-ul ONRC: Oficiul National al Registrului Comertului (onrc.ro)

CAEN este un sistem de coduri utilizat în România pentru a clasifica și descrie activitățile economice desfășurate de entități juridice (firme, organizații, etc.) și persoane fizice autorizate (PFA).

Rolul și importanța CAEN:

1. Identificarea activității principale: Fiecare firmă sau PFA are un cod CAEN principal care descrie activitatea economică de bază a entității respective. Pe lângă aceasta, pot exista și alte coduri CAEN secundare pentru activități complementare.
2. Reglementare și autorizare: Unele activități economice necesită autorizații speciale sau îndeplinirea anumitor condiții. Codul CAEN ajută autoritățile să identifice tipul de activitate și să aplice reglementările corespunzătoare.
3. Statistică și analiză economică: Codurile CAEN sunt folosite și de către instituțiile statistice pentru a colecta și analiza datele economice la nivel național, oferind o imagine asupra structurii și evoluției economiei.
4. Încadrarea fiscală: Codul CAEN poate influența regimul fiscal aplicabil unei firme sau unui PFA, în funcție de specificul activității.

Exemple:

• Cod CAEN 5610: Activități ale restaurantelor.

• Cod CAEN 6202: Activități de consultanță în tehnologia informației.

Firmele și PFA-urile trebuie să aleagă codul CAEN corect la înregistrarea activității, deoarece acesta determină cadrul legal în care vor opera și tipurile de impozite și contribuții de care sunt responsabile.

Dosarul de inființare comercială

Odată ce am decis forma de înregistrare comercială și avem rezervat numele secoetății, putem trece la etapa propriu-zisă de inființare. Dosarul de înființare include documente din care enumerăm, dar nu ne limităm la:

• actul de rezervare a denumirii societății
• actul constitutiv al firmei
• certificatul de atestare fiscală
• dovada sediului social
• alte acte specifice în funcție de tipul de afacere.

Este recomandat să ne informăm cu privire la cerințele legale și să consultăm un specialist dacă este necesar.

Depunerea dosarului de înființare se poate face:

• fizic la ghisele ONRC
• online prin intermediul noului portal lansat de ONRC: https://myportal.onrc.ro

Înregistrarea firmei

Înregistrarea firmei se face la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC). Procesul poate varia în funcție de forma juridică aleasă (SRL, SA, PFA etc.), dar, în general, constă în:

1. depunerea dosarului;
2. plata taxelor de înregistrare;
3. obținerea certificatului de înregistrare comercială.

Notificarea către autoritățile publice

După obținerea certificatului de înregistrare, trebuie să ne ocupăm de notificările către diverse autorități publice, cum ar fi:

• Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) pentru înregistrarea în scopuri de TVA și pentru înregistrarea fiscală și administrarea impozitelor și taxelor;
• Primăria locală – pentru obținerea autorizației de funcționare și avize de urbanism;
• Inspecția Teritorială a Muncii (ITM) pentru angajarea personalului și pentru verificarea conformității cu legislația muncii, inclusiv securitatea și sănătatea în muncă;
• Direcția de Sănătate Publică (DSP) pentru activități din domeniul alimentației publice, cosmetice, medicale sau care gestionează substanțe periculoase;
• Direcția de Sănătate veterinară (DSV) pentru activități legate de producerea, procesarea, distribuția sau comercializarea produselor de origine animală sau vegetală, precum și pentru unitățile ce desfășoară activități în domeniul alimentației publice care implică produse de origine animală;
• Inspectoratul pentru Situații de Urgență (ISU) pentru avize de securitate la incendiu în cazul clădirilor și spațiilor comerciale;
• Garda de Mediu pentru activități ce pot avea un impact semnificativ asupra mediului, cum ar fi producția industrială, gestionarea deșeurilor, exploatarea resurselor naturale sau alte activități ce implică emisii, poluare sau utilizarea resurselor naturale;
• Ministerul Educației Naționale (MEN) pentru activități educaționale, cum ar fi școli private, grădinițe, centre de formare profesională sau alte instituții educaționale;
• Ministerul Culturii pentru activități culturale sau legate de patrimoniul cultural, cum ar fi editurile, casele de producție cinematografică, organizatorii de evenimente culturale sau lucrările de restaurare a monumentelor istorice;
• și alte instituții relevante, în funcție de specificul activității desfășurate.

Este indicat să păstrăm o evidență a tuturor documentelor transmise și să ne asigurăm că există conformitate continuă cu reglementările în vigoare. Un bun punct de reper legislativ este dat site-ul web al ONRC ce găzduiește o pagină dedicată legislației în vigoare: Oficiul National al Registrului Comertului (onrc.ro)

Cererea pentru eliberarea certificatului tipizat de înregistrare în scopuri de TVA o găsiți pe site-ul web al ANAF: cerere_certifTVA.pdf (anaf.ro).

Exemplu vizual al acestei cereri:

Model de certificat tipizat eliberat de ANAF de înregistrare în scopuri de TVA pentru o societate comerciala:

Semnătura Electronică Calificată

Tot acest proces de deschidere a unei societăți comerciale poate fi foarte mult simplificat prin intermediul achiziției unei semnături electronice calificate, ce joacă un rol crucial pentru un antreprenor, deoarece permite semnarea documentelor electronice cu aceeași valoare juridică ca și o semnătură olografă pe documente fizice.

Foarte important este că aceste documente legale semnate cu semnătură electronică calificată pot fi transmise prin email sau alte canale de comunicare electronice, fără a mai fi nevoie ca antreprenorul să fie prezent fizic față în față la semnarea unui document, acestea putând fi transmise la distanță.

Aceasta asigură:

1. Autenticitatea: Garantează că documentul provine de la persoana care l-a semnat.
2. Integritatea: Asigură că documentul nu a fost modificat după semnare.
3. Non-repudierea: Semnatarul nu poate nega ulterior faptul că a semnat documentul.

Prin utilizarea semnăturii electronice calificate, antreprenorii pot eficientiza procesele administrative, pot depune documente la instituțiile statului (precum ANAF, ONRC) și pot semna contracte sau facturi electronice rapid și sigur.

Principalele Forme de Semnătură Digitală

1. Semnătura electronică simplă: Folosită pentru documentele unde nu este necesară o valoare juridică ridicată, cum ar fi confirmările de primire sau aprobările interne.
2. Semnătura electronică avansată: Oferă un nivel mai mare de securitate, fiind unică pentru semnatar și legată de datele semnatarului în mod astfel încât orice modificare ulterioară să fie detectabilă.
3. Semnătura electronică calificată: este cea recomandată de noi pentru antreprenori. Are cea mai mare valoare juridică, echivalentă cu semnătura olografă. Este realizată folosind un certificat calificat emis de un furnizor acreditat.

Principalii Furnizori de Semnături Digitale în România

În România, principalii furnizori de semnături digitale sunt:

1. CertSIGN: Oferă semnături digitale calificate, certificate digitale pentru persoane fizice și juridice, precum și soluții de arhivare electronică.
2. DigiSign: Oferă servicii de semnătură electronică calificată, certificare electronică și arhivare electronică.
3. Trans Sped: Furnizează semnături electronice calificate și alte servicii de certificare pentru persoane fizice și juridice.
4. Alfa Trust: Oferă semnături electronice calificate și alte servicii legate de certificarea digitală.

Acești furnizori sunt acreditați să emită certificate digitale calificate, care sunt recunoscute de autoritățile și instituțiile publice din România.

Semnătura digitală poate lua forma unui stick USB sau a unei semnături în cloud, fiecare având propriile avantaje. Alegearea între cele două opțiuni depinde de necesitățile și preferințele tale în ceea ce privește securitatea și accesibilitatea.

1. Stick USB (Token USB)

• Descriere: Este un dispozitiv fizic, asemănător unui stick USB, care conține un certificat digital calificat. Acesta se conectează la un computer pentru a genera semnătura digitală.
• Avantaje:
  • Portabilitate: Poți transporta dispozitivul și îl poți folosi pe orice computer care are un port USB.
  • Securitate: Deoarece certificatul digital este stocat pe un dispozitiv fizic, riscul de compromitere este mai mic.
• Utilizare: Ideal pentru semnarea documentelor de pe un singur dispozitiv sau într-un mediu controlat, cum ar fi un birou.

2. Semnătură în Cloud

• Descriere: Semnătura digitală în cloud este stocată și generată prin intermediul unui serviciu online securizat. Utilizatorul accesează semnătura digitală prin internet, folosind un cont securizat.
• Avantaje:
  • Accesibilitate: Poți semna documente de oriunde, fără a avea nevoie de un dispozitiv fizic, doar cu acces la internet.
  • Flexibilitate: Ideală pentru antreprenorii care au nevoie să semneze documente în deplasare sau de pe diferite dispozitive (computer, tabletă, smartphone).
• Utilizare: Potrivită pentru cei care au nevoie de mobilitate și flexibilitate, fără a depinde de un dispozitiv fizic.

Managementul financiar

Concluzie

Prin urmare, deschiderea unei afaceri nu este doar o chestiune de inspirație, ci și un proces riguros care necesită o planificare minuțioasă.

Fiecare pas, de la identificarea ideii de afaceri până la înregistrarea acesteia, este crucial pentru succesul pe termen lung al antreprenoriatului.